为了使这些信息成为有用的智力资本，它们必须能被不断地加以利用和更新。一些好的想法稍纵即逝，但标准文档系统的刚化结构不利于支持实时的，为某一特定工作组或项目而汇聚零散的数据。邮件的方便性和非正式性可以使其成为很多员工的合作分享工具的上佳选择，然而当一个讯息被发送和阅读后，基本上它就好象被打入了因特网的冷宫，不会再次被查看或利用了。

　　为了使信息的交互更方便，也为了建立更个性化和用户友好的数据档案，像Cisco, Disney , HP, GM，IBM, Intel, Microsoft, Nokia, Novell和Yahoo等企业都开始使用一种新的协作写作工具：blog和 wiki 。这两种工具以不同的方式填补了传统工具的不足。

　　“blog 和wiki 分别扮演了相反的角色，”Martin Watternberg 说，他是IBM 沃森研究中心关于协作写作工具使用者体验研究小组的研究员。“blog是基于个人的选择，一个blog就好象是个人的广播系统，而wiki则不同，由于它允许人们相互修改在上面说过的话，看上去混合了不同的声音。打个比方，阅读一个blog就好象在听歌剧女主角一个人在唱歌，而阅读一个wiki则更像是在听一首交响乐。

　　blog的优缺点

　　当Robert Scoble 四年前还在日本大型技术企业NEC工作时就开始使用blog了。Scoble 一直冷静执着地使用着blog-他从来没有被NEC严格的规定吓退过，他认为这个工具是必需的-果然不久以后blog便成了极有效的一个在线工具，它成为了NEC客户的集结地，人们可以在上面得到技术指导和提供产品回馈。

　　现在，Scoble 已经是一名微软的技术骨干了，但他依然使用着blog ，还在上面评论微软的一些解决方案的优缺点。虽然心直口快的员工常常让企业忧心匆匆，但Scoble 常年累月建立起来的可靠信誉使他在微软一直干地不错。有时Scoble 也在blog上为微软进行一些辩护，这时就算是那些对微软不屑一顾的人也都耸耳倾听着。但Scoble 一直很谨慎，他称他在blog上的那些言论“都没有被微软授权，都是非正式的，通常也不太正确。”　

　　同样的，Sun Microsystems 的CEO Jonathan Schwartz的个人blog也在去年六月发布了，并成为了公司内部信息的可靠来源。Schwartz在上面偶尔会像抨击HP，IBM 和其他竞争对手一样热烈评论Sun的一些决定和商业实践。　

　　“对于企业blog，目前比较流行的一种观点是你在blog上看到的内容和你在媒体上看到的公司对外宣传的市场论调不同，”内容管理技术顾问公司Bluebill Advisors的CEO Frank Gilbane说，“blog和Wiki的优势就在于它们是直接和读者互动的，而且一旦人们认为内容是不真实的，人们就可以停止查看blog。”　

　　blog对企业而言可谓是一把双刃剑，它提供了公众和员工直接对话的窗口，以前员工们是远离公众的，并有着专业公关人员的保护。最近在北方加拿大的blog会议上，Sun Microsystems的主要发言人Tim Bray和微软的Scoble都表示blog让他们和用户们直接对话，从而使他们对客户的需求有了更清晰的了解。但是如果让工程部的John或者项目组的Jane直接面对公众也存在着潜在危险：John和Jane能把握好“坦率”和“说太多”之间的界限吗？　

　　“我相信不久以后企业们就会开始委派特定的沟通技巧优秀的人面对特定的公众，他们会使用不同的blog进行沟通。也许很快我们就会看到有一个专门和消费者沟通的blog，另一个则是针对新闻媒体，还有一个是向投资者提供信息的，”Bluebill的Gilbane说。“而那些没有对员工使用blog制定清晰可行规定的企业将很快不得不开始制定这些规定。”　

　　在Sun的Bray的个人blog中，他发布了一项针对Sun员工的合理使用公司blog的制度。让我们来看一看他有哪些建议“你完全可以在上面谈论你的工作或者和公司的一些对话，但是禁止公开我们公司的商业机密……谈论税收，产品的货运日期、路线图或是我们的股价都很可能使你或公司或双方一起堕入法律纠纷中。……使用你的blog使公司或我们的客户或我们的合作伙伴陷入麻烦的做法不仅是危险的，也是非常愚蠢的。”　

　　公司的blog并不一定需要完全公开。IBM有数个用于客户沟通的对外blog，但公司内部也拥有blog中心，它是一个可以指导员工建立个人blog的IBM内部导航系统。根据IBM研究员Dan Gruen的研究显示，截止到2005年3月，IBM blog中心已拥有8000名注册用户和3000个个人blog，并共计发表了2万个帖子。　

　　“由于blog中心具有搜索功能，你很方便地就能在上面查看所有最新的帖子，你还能在上面很容易就能找到整个公司内和你兴趣相投的同事。”Gruen说到。“我们看到人们每天用blog记录下他们使用新技术或者建立新系统时的体验，人们可以利用它实时地观察新员工学习的进度，知道他们正在从事什么项目和阐述什么观点等等。”

　　当你工作的时候Wiki　

　　一个blog就好像是一个个人秀，它是一对多的沟通，人们可以对单个人发表的意见进行评论，但无法修改他的言论或内容。相比较而言，wiki则是多对多的协作性写作工具。任何一个进入wiki的人都可以撰写、修改或者删除那上面的讯息。你可以把它想像成一个黑板，每个人都可以拿粉笔在上面图图画画。

　　IBM的Gruen也同意wiki在提供信息和收集反馈方面是非常有用的工具。“和blog不同，wiki具有对信息持续编辑的功能，它非常适合成为知识建立基地，”Gruen说，他还补充道，“使用wiki可以非常方便地让一群或一组的人共同构建起内容，特别是当需要收集各方各面的人的意见时这一功能就变得尤为重要。”　

　　Wiki的设计非常适合使用者们的需要。它和blog不一样，人们使用blog只能对内容稍加建议，而使用wiki则能让一大群使用者共同合作产生最佳信息。

　　有序合作还是混乱杂音？

　　Wiki自由模式的特性(它比blog的限制要少得多)是它的优势，但同时wiki对于内容缺乏控制的特点也使一些公司怀疑这一工具可能会对业务产生危害。很多争论的焦点都在于当员工们使用blog时应当给予他们多少自治的权利。　

　　Sun Microsystem的员工们在建立他们的公司blog时都必须首先同意遵守严格的公司使用blog制度。但是关于内容方面则没有更进一步的检查程序，没有相关人员会事先查阅员工们发表的帖子。　

　　现在，公关专家们依然在担心言论太过自由的blog会导致某些公司彻底垮台。这种疑虑催生了少量的限制规定。比如，微软的员工们一般都会拒绝向媒体评论他们在blog上发表过的一些帖子，而是请他们向微软的公关公司Waggener Edstrom寻求答案。　

　　聪明的商业blog使用们都清楚地了解这样一个事实，就是在因特网上发布或传阅的任何内容都像明信片一样毫无隐私可言。最近，英特尔的总裁Paul Otellini在blog上的一些帖子被公开了。那上面有Otellini的一些非常坦率的言论，这些话原来都只是对英特尔内部员工说的，其中包括英特尔正面临的挑战以及对竞争对手AMD的称赞。　

　　但Otellini似乎已经预见到他的这些内容会遗漏出去。他在第一帖中就写道：“虽然这是英特尔的内部blog，但我仍然觉得它有可能会被公开?D?D欢迎来到因特网！所以，请注意，我所写的内容和回馈都会有所保留，这也是为了保护英特尔。”　

　　当wiki被用来分享一些重要的信息，比如保密数据时，对用户施以一定的责任规定和对帖子进行常规性的筛查都是非常紧要的。Bluebill的Gilbane相信不久公司wiki也会拥有和blog相似的准许特性，对帖子内容会有更强的控制。　

　　“一个wiki对公司越有用就越需要对谁可以编辑和增加信息加以控制，”Gilbane说，“你必须要在相互合作和完全自由之间划定适合的界限，否则必将变得混乱不堪。也就是说，我们需要花大力气去寻找一些具有忧患意识的怀疑论者们，来参与对于公司如何使用blog和wiki的辩论，相信这一大辩论不久就将到来，我们将面对的是一大批对blog和wiki怀有极大使用热情的忠实使用者们。”