专家经验谈：Excel工作表的几点设计策略

　　您不在时工作表还可以工作吗?

　　如果您创建的工作表有时会被其他人使用，此时应确保您的工作表是可以理解并被准确记录的。很多人并没有考虑到这件事，但是您在创建每一个工作表的时候，无论是商业还是私人用途，都应意识到某一天被其他人使用的可能性，而且是在没有您的帮助的情况下。如果有一天您换了工作，您会给自己的继任者留下一笔卓越的遗产，这会给您的形象加分。少量的记录可以支撑一个漫长的过程，如下图所示。

　　您在为重要的个人记录准备工作表时，还应考虑到您的生存期问题。这可不是危言耸听，如果您遇到什么意外，您的家庭可能因无法破译您的金融工作表而陷入困境。

　　策略提示

　　使用“评论”选项，在需要少量说明的地方添加注释。

　　工作表依赖导入的数据吗?

　　很多人使用从别处编辑的数据作为工作表分析的基础。例如，通常位于您的电脑上或网络上某处的数据库是您提取和分析特定信息的库。如果是这样的话，尽量让自己轻松一些。

　　通常，我们使用专门的方法来工作— 那就是，在需要的时候快速完成，不特别关注重复性问题。如果您从数据库收集信息，则可以构建一个随时都能重复执行的查询，而不用每次都从头再来。这样您就可以确保导入的数据每次都能以相同的方式来构建。

　　您可以使用导入数据的结构作为工作表设计的基础。或者，也可以把导入数据放在一个没人看得到的单独的表中，然后只提取有关的信息来建立一个格式完美的表。例如，下图所示的就是这样一个工作表，可以看到原始数据是在信息表后面的一个单独的表中。

　　注释 有时一说到“数据库”这个词，人们就会想到一堆晦涩的专业术语。尽管使用“数据库” (数据库：与特定主题或用途相关的数据的集合。在数据库内，关于特定实体的信息(如雇员或订单)分类归纳到表、记录和字段中。)程序可能很复杂，但想一想，您在 Excel 中创建的许多工作表实际上就是原始的数据库。电话簿是一个打印形式的数据库的例子。在数据库术语中，电话簿中的每一个电话列表都是数据库的一个记录，列表中的每一项信息(名字、姓氏、地址和电话号码)都是一个记录字段。

　　需要超过一个工作表吗?

　　以前的信息保存在纸上并手工来计算 (可能使用一个十键计算器)，电子表格程序是作为一种更好的存储、表示和解释信息的方式而出现的。通常我们在初学旧版的 Excel 时所创建的最早的工作表并不比纸上制作的二维表格更强。

　　从老的纸面样本逐步提高的一种方式是使用模块化设计。模块化设计是一种“结构化编程”或者“面向对象”的方式，是把数据作为独立的元素刻入逻辑块中。(另一种被称为“层次化”的设计方式是以错误标识和最大化可读性为目的来组织的。)如果不需要把详细数据以一种漂亮的格式来保存，又何必自寻麻烦呢? 这样，就可以把精力集中在要和他人共享的汇总工作表和图表的美化上了。

　　策略提示

　　设计一个工作表系统，而不要把所有的信息都放在一张工作表上。在模块化设计中，数据有一个表，每种类型的分析有另一个工作表。在一个复杂的模块化系统中，可能需要很多表，每一个都有特定的任务。

　　留出了插入新行和新列的空间吗?

　　工作表编写完成后，考虑到扩充和编辑的需要也是很关键的。如果可能的话，在细节区域中添加一些多余的行和列，保持总计和详细数据之间有一到两行或列的距离是个不错的主意。最常见的编辑动作之一就是插入新的行和列。

　　这些年来 Excel 在这上面已经有很大进步，我们这些老人所收集的很多准则都已经过时了。但把事情搞糟仍然是有可能的。有一个相当著名的关于会计的故事，他在一组单元格的底部加了一行，却忘记了调整总计公式，结果他因少算 20 万美元而被解雇。

　　什么是道德? 谨慎地编辑工作表并且严格地自我审查， 尤其这是您职责所在的时候。

(责任编辑：韩建光)