新兴的协同软件受到越来越多的学者和用户关注。我国的协同软件厂商这几年像雨后春笋一样不断涌现，各厂家纷纷推出各自协同产品。但由于国内协同软件市场还处于繁荣发展的前期，各种协同理念互相交错碰撞，从而出现应用理念不一，软件产品林立的状况，甚至在各厂商之间还出现了不同流派之争。面对这些纷繁复杂的产品及应用理念，应用产品的最终用户，对于如何选择最合适的协同软件产品来满足自己企业的发展需求有点无所适从。

　　从目前情况来看，不同的协同软件打着不同的响亮的口号，功能齐全繁杂，但产品的实际应用状况却并不乐观。往往协同系统上了之后，却由于应用复杂而推广困难，最终可能完全搁置不应用而导致企业信息化投资的浪费。而有些则是在流程化二次开发的过程中，就因为技术人员与用户沟通的各种原因而阻碍。其中可能出现的状况包括：技术人员根据自己的理解辛苦开发后的应用平台根本不能满足客户预期的效果；其次，系统稳定性能、兼容性能差等因素都给企业的信息化建设带来了诸多的负面影响。这种困境给协同软件的市场推广造成了较大的阻力。那么到底具有什么样功能特点的协同软件才能避免以上情况的发生，真正为现代企业信息化办公带来客户所预期的效果呢？笔者认为在实现的“人”、“知识”“工作流”以及“信息沟通”等协同管理功能的基础上，真正具备“易用性”和“灵活性”等应用性能的协同办公平台才是能成功应用系统。

　　首先是易用性，笔者认为易用性是任何一个软件系统得以成功应用所应具备的最关键的特性之一，对协同软件更是如此。因为任何软件系统的成功应用不完全取决于功能的覆盖面和单一功能的强大程度，更重要的是在于这些功能是不是能够被用户在相应的环境下更便利地接受和使用，这就是系统的易用性。易用性差的协同软件往往会因为很多功能不被用户广泛使用而都成为累赘。而灵活性则是针对二次开发风险而做的规避工作，由于协同办公系统比起ERP、CRM等管理软件，客户的个性化需求更强，从而导致很多项目都离不开大量的二次开发，而二次开发的质量就决定着系统实施的风险程度。为了解决这一难题，在产品中部署大量的灵活的自定义工具这一方法成为首选，从而让用户对系统的控制力大大加强，也更容易地实现现有平台上进行程度不同的最适合用户需求的二次开发，并保证用户在日常的使用中不再过分依赖软件开发商，就能够让系统迅速适应管理的变革，能够让软件系统为用户真正创造更多价值，而不是成为技术人员的玩具。

　　然而易用性和灵活性并不能由简单的几个字和一段话就能表诉清楚的，更多的体现在客户具体的操作体验。下面我们就以刚刚在软博会上得奖并以“易用性”和“灵活性”著称的万户ezOFFICE2006为例来具体体验一下这样的协同办公系统给企业用户带来的益处。

　　在易用性方面，ezOFFICE2006花费了大量心思，通过办公用语、手写、拖拽式桌面、图形化工作流等等细致体贴的设计，让各种计算机水平的用户都能轻松的使用起来。例如针对领导的应用水平，以及文件审批的习惯等问题，ezOFFICE2006专门推出了针对领导的信息推进技术，实现了审批意见的手写功能，就如同在纸上写一样，还可以设置办公用语，比如，领导经常使用的“同意”“请某某批示”等办公用语，可以先设置好，随时调用。以方便企业领导的操作。此外，由于OA系统包含了很多的功能模块，而用户在应用这些模块内容的时候需要登陆进入不同的模块界面，这样就增加了应用的复杂度，而ezOFFICE2006系统在这方面进行了相关的改进，其中新增加的RTX的在线感知功能，在ezOFFICE2006系统的页面任何出现姓名的地方点击，就可以发消息、发邮件等，这可以让用户非常方便的进行相关工作，而不用切换界面，使得所有操作都是相关联的。例如某用户在看企业新闻《***获奖》的时候，马上想给这个同事发一封祝贺信，这时候只要在这个新闻页面上点击姓名就可以直接发送邮件，而不用转到邮件模块去发邮件。另外，系统还在桌面右侧增加了"新建"按钮，点击该按钮就可快速新建邮件、工作日志、工作汇报、日程、任务等等。从而使用户不用切换到专门的模块中去操作。通过这些具体的细致的应用技术大大降低了企业用户应用系统的技术门槛，加快了用户熟悉系统的过程，从而让协同系统能真正地提高企业办公效率。

　　而在灵活性方面，ezOFFICE2006避免了一般的产品自定义功能非常有限，对研发的依赖性强的劣势，在系统中设置了图形化工作流自定义、数据库自定义、界面自定义、菜单自定义等大量的自定义功能，以及如权限、角色、岗位、群组、组织等大量的设置和开关。大量的自定义功能，让客户有更多的创造空间，很多看似专业的工作都可以由客户自己去解决，而不是依赖于技术人员通过开发实现。例如图形化工作流自定义，用户的管理员可以自己定义任何流程，不管它的业务有多么复杂，都可以定义更为复杂的嵌套子流程，即使用户在若干年的业务变迁后，公司组织结构变了，业务流程增加了，但都可以通过自定义流程来增加、调整，实现随需而建。而开关的设置，如自定义表单中设置了包括附件上传协议\是否使用手写\是否开通短信\是否使用图形工作流等开关，用户只要对这些开关的简单设置就可以轻松完成满足自己使用习惯的个性化表单格式。此外，ezOFFICE2006在系统稳定性、兼容性等方面都有很突出的优势。

　　对于正在迷茫要选择怎样的协同办公系统来提高办公效率的企业来说，只有选择了具备领先的协同管理理念的同时也具备良好应用性能的协同办公产品，才能真正达到切实提高办公效率的目标。而对于这些协同软件最根本的评估标准其实就是它是否能让企业最便利地实现真正的协同，提高企业办公效率。

(责任编辑：韩建光)