“作为全球领先的知识产权机构，我们在处理软件提供商的知识产权时，必须采用全球最先进的方法。如果有人发现我们没有为正在使用的软件支付费用，那将是一件非常尴尬的事情。”欧洲专利局的规划、安全与目录管理总监David Allin说。

　　互联网应用的加速、企业合并的增加，以及分布式网络的不断全球化，使今天的企业在精确追踪自身所使用的软件时面临着极大的挑战。而作为欧洲版权保护的中心欧洲专利局（www.european-patent-office.org），会如何保证这样的情况不会出现。

　　不能多付 也不能少付

　　欧洲专利局成立于1973年，目的就是在欧洲地区建立一个统一的专利系统。可是随着大型专利机构中的软件实施数量越来越大，这些专利机构都在要求能详细记录机构中的软件资产，以确保自己软件系统中所使用软件的授权管理的合法性和进行有效的成本控制，欧洲专利局也是其中之一。

　　不仅如此，由于欧洲的发明者比起其它地区的同行可以选择更多的创新保护方式，所以欧洲专利局的维护成本更高，其IT部门则要面临降低服务成本的巨大压力。对于欧洲专利局来说，要成为软件管理领域中的领先机构和榜样，不仅仅意味着要全面跟踪所拥有的软件，同时也意味着要了解所有软件的实际使用情况和需求，保证不会为自身并不需要的软件付费。

　　为了提供新型服务，近年来，欧洲专利局的IT部门不断进行着基础设施的现代化改进，这使得他们所采用的软件包数量迅速飚升。在新的软件系统中包含了100多家厂商的大大小小1000多个应用。由于部署、授权和维护成本的快速增加，欧洲专利局的管理高层开始意识到必须应对软件支出剧增的挑战。

　　“当不再需要某些应用时，员工通常不会通知IT部门的人员。”Allin说。这就迫使欧洲专利局为那些不再需要的软件支付费用，为新员工购买多余的软件许可证。除此之外，由于整个机构大约有30个管理员同时处理着8500多个工作站和400多个服务器中处于各个阶段的软件部署工作，欧洲专利局的管理者们同样担心，这使得软件的计划外复制变得异常容易，从而在欧洲专利局闹出使用未付费软件的丑闻。Allin说：“我们必须确保，我们只使用已经支付过费用的软件。同时，我们只为需要使用的软件支付费用。”

　　监控软件生命周期

　　在欧洲专利局看来，解决这些问题的办法，在于将传统的目录管理方法转变为许可管理模式。如此一来，专利局的员工们不仅能清楚地看到整个机构的IT环境中有哪些软件，更能了解这些软件的实际使用情况。而为了能够追踪软件的使用情况，专利局还需要利用支持不同软件许可模式的灵活工具，而且这些模式种类繁多，包括基于CPU、基于用户、基于机器、并发使用、多重使用以及子容量使用等。

　　同时，在欧洲专利局所购买的软件许可证中，有一些是基于用户总数的授权，而还有其它的一些授权是基于并发用户总数。每个时刻对于在线使用软件的工作站、服务器、台式机等数据的自动化收集，对于专利局实现目录管理、预算规划、合约协商与续签都极其重要。也就是说，在软件的整个使用周期内，都必须对其实现监控。显然，依靠人工收集数据和进行监控，将是极大的成本负担。正如Allin所言，随着当今商业服务的日趋复杂，如果公司不想吸纳更多员工，就必须利用技术来将人工流程变为自动化流程。

　　而欧洲专利局需要的，正是一个综合全面的软件资产管理模型，能够提供高级软件目录管理、使用监控以及合同与报告功能。通过与IBM全球服务部门的合作，欧洲专利局应用了IBM 的Tivoli许可管理器（License Manager）和IBM Tivoli数据仓库（Data Warehouse）。

　　许可管理器可以帮助欧洲专利局收集已安装软件的数据，同时还可收集其众多办公室中的工作站和服务器中所使用软件的数据。借助于许可管理器，欧洲专利局的IT人员现在可以随时收集到特定软件的日常使用信息，以此确定企业是否符合许可限制条件。收集到的数据被传输到数据仓库软件当中，而数据仓库会自动将这些数据按格式输入数据库表格，以便通过SAS软件进行智能分析、定制报告，使IT员工能够快速获知许可的法规遵从与使用情况。

　　欧洲专利局系统基础设施项目负责人Simon Redfern表示：“我们通过许可管理器等软件解决方案实现了标准化，该方案可以提供一个集成的自动化平台，帮助员工降低基础设施管理的时间与成本，提高服务水平。”

　　成本最小化

　　跟据欧洲专利局的估算，如果该机构仅仅为所需要的软件付费，整个专利局的整体软件成本将可以降低10%~30%。尽管目前欧洲专利局还只在10%的企业基础设施中部署了许可管理器，其规划、安全与目录管理总监David Allin就已经从得到的数据中知道，系统中哪些软件的应用仅实现了预期使用率的一半，而哪些应用并未得到充分使用，这部分开销的缩减将不会影响到专利局的服务水平。

　　Allin表示：“许可管理器使我们即能有效遵守相关法律法规，又能有效控制成本。我们能够更好地履行基本义务，且无需对这项工作投入更多资源。”他说：“我们认为在保持相同服务水平的同时所缩减的软件开销，将使我们很轻松地支付许可管理器的软件费用。根据行业估算，通过更好地利用资产，企业可以缩减25%的软件开销。我们只需要拿出所节省费用的一小部分，就能支付全部软件费用。”

　　既要保证所有正在使用中的软件都已经付费，也要保证不为不需要的软件付费。在过去的十年中，欧洲专利局已经意识到，为了保证系统内部软件版权保护的完全性，作为其IT开销之一的软件成本一直在迅速攀升。而Allin认为，就目前的情况看，软件成本在未来十年中仍然会继续上升。因此，进行有效的软件资产管理不可避免。“许可管理器软件显然使我们未雨绸缪，实现了在欧洲专利局这样的企业中优化软件使用、降低相关成本的目的。”　

(责任编辑：韩建光)