因工作的关系，我经常要用永中Office2007为单位起草一些规范性的文件，这些文件在正式出台前都要经过多次修改，在最后定稿时，领导们常常需要查看每一次的修改稿。以前我都是先将文档另存一份后，再进行修改。这样做既占用了大量的硬盘空间，以后查找起来也不方便。

　　其实，我们可以利用永中Office2007的“版本”功能，将多次的修改稿（多种版本）用一个文档保存起来，这样既节省了存贮空间，又方便了查找和打印。

　　1、启动永中Office2007，新建一个文件，输入起草文件的第一稿内容并取名保存。

　　2、执行“文件→版本”命令，打开“版本”对话框（如图1）。单击其中的“现在保存”按钮，弹出“保存版本”对话框（如图2），在“版本备注”中输入相应的提示内容（如“第一稿”），确定退出。

图1

图2

　　3、以后每进行一次修改并保存后，再重复一下第2步的操作，保存另一个版本（如“第二稿”）。

　　4、以后需要查阅、打印某个版本的文稿时，启动永中Office2007，打开相应的文档，再次打开“版本”对话框，选中需要查阅或打印的版本（参见图1）后，按下“打开”按钮，系统会在一个新窗口中打开该版本的文稿内容，即可进行正常的浏览、编辑和打印等操作了。

　　注意：①如果你一时记不清所要查阅或打印的版本是其中的哪一个，按下“查看备注”按钮，通过版本备注内容（备注内容较少时，直接在“版本”对话框中显示出来，不需要按“查看备注”按钮）的提示来帮助你选定。②如果你确定某个版本的内容不再需要时，打开“版本”对话框，选中不需要的版本后，按下“删除”按钮，再确认一下就可以将相应的版本内容删除。③如果你需要将某个版本的文稿另行保存为一个独立的文档，先按上述第4步的操作，打开相应的版本，象保存正常文档一样操作就行了。　　

　　建议：按照操作顺序，图1应当是一个没有保存任何版本的空白图，图2是输入保存版本的名称“第一稿”，可以加一个图3显示保存后的效果。

图1

图2

图3

(责任编辑：韩建光)