巧用Word 2007制作标准文件用的方格稿纸

　　由于工作原因，笔者经常需要使用到如图1格式的发文稿纸，从图中可以看出它类似于Word的方格稿纸。但是由于后者为一页式整体，无法分割其中的某些方格或部分段落，也不能仅仅设置其中部分为无色，因此也就无法制作出含有眉首区、说明区、标题区等内容的标准发文稿纸。

　　先前笔者一位同事曾经另辟蹊径，尝试用“插入表格”的方法设计出类似的发文稿纸，具体步骤如下：

　　第一步：首先输入首行的“XX县XXX局发文稿纸”字样，并设置好字体、字号大小及颜色；

　　第二步：运行Word 2007，切换到“插入”选项卡，在“文本框”的下拉列表中选择“绘制文本框”，根据实际比例在文档中勾勒文本框(用来设计稿纸上半部分的眉首区)；再根据“签发人”、“会稿单位”、“核稿人”、“拟稿单位和拟稿人”、“附件”、“机密程度”各个文本框实际大小绘制并填写其中内容，再调整文字的字体、字号大小及颜色；

　　第三步：依葫芦画瓢，分别绘制说明区、标题区的文本框并完成相应文字内容的输入；

　　第四步：切换到“插入”选项卡，在“表格”的下拉列表中选择“插入表格”，在出现的对话框中设置插入一个2行20列的表格，选中第一行，按Ctrl+D调出字体对话框，将文字大小设置为四号字，并取消“如果定义了文档网格，则与网格对齐”的勾选状态(图2)，接着调整单元格大小，使每个单元格看起来都呈大小一致的正方形，并使之与文本框的边线重合；

　　第五步：将第二行所有单元格合并为一个单元格，在该单元格上右击选择“表格属性”，在出现的对话框中切换到“行”选项卡，勾选“指定高度”并指定单元格的高度为第一行的二分之一至三分之一尺寸，并选择“行高值是固定值”；

　　第六步：全选并复制整个表格，将光标置于表格下一行，反复粘贴，直至生成一张连续的方格稿纸。