不可小觑的坏习惯 避免用电子邮件的五大错误

　　电子邮件中的一些错误是很直接的，如果对方收到了你的错误邮件，你的工作、声誉或者是职业生涯都可能受到影响。幸运的是，要避免这些错误是很容易的。以下是经常会困扰我们的五个电子邮件使用时的坏习惯，但你完全能够以另外的方式来处理它们。

　　1、含糊或者是缺少主题

　　当我们在争一场官司的时候，我们也应当简洁地归纳到一项条例来为自己辩护。对于电子邮件来说，也是同样的道理。你应该让收件人能够很容易地明白你的邮件是什么内容。如果你想大多数人那样，有一个文件筐总括你收到的邮件，可能会根据日期、发件人或者是主题来归类，那么你难道不会希望能够通过主题就能够得知简要的信息吗？如果能这样的话那么发件人就是为你节约了时间。

　　换一个角度来说，你所收到的邮件中，有多少是没有主题或者是对方所标示的主题是像“你要的电话号码”这样的呢？为什么发件人不能在主题中清楚地写明“电话号码是xxx-xxxxxxxx”呢？

　　当你在发送电子邮件给一个特定的人时，请在主题中给出事件的详情，再加上名字。例如，当你想说张三升职这件事，你可以在主题中写道“张三升职了”。如果你发送邮件时在主题中只写道“张三”，那么收件人也许就会误认为是张三所发送的邮件。

　　总之，一个清楚明了的邮件主题，就可以为收件人省却不少麻烦。

　　2、更改了话题却没有更改主题

　　你是否有看到过一些标明一件商品正在出售的广告，而进入了商店后却发现它已经售空了呢？商店其实是给了你一张延期票，因为它的广告内容实际上已经是过期了。在过去，商店通常都会试图说服你购买其它的东西来代替，也就是一种“诱饵推销”的方式。

　　电子邮件用户则更经常地蒙受这种“诱饵推销”，而之所以这样的原因大都是出于懒惰。例如，当你向一个同事发送一则主题为A的通知，这个同事之后则需要向你发送主题为B的通知。然而，它没有创建一封新邮件，标明“主题B”，而是直接回复你，在文中才提到关于主题B的事，但此时的主题上所写的仍然是“主题A”。这确实令人烦恼不是吗？当你发送电子邮件的时候，请确定你的主题与实际的内容是相匹配的。如果你要通过回复来发送通知，那么请将主题更改为匹配实际话题的字句。

　　几个月前，天气还很冷的时候，一个邻居向我们新建住宅区的所有居民发送了一份邻里的电话号码簿，标题为“邻居的号码簿”。一个半小时后，我收到了一封来自其中一个邻居向所有人回复的邮件，主题是“Re:邻居的号码簿”。我不经意地点开了这封邮件，发现这个发送者所写的是他的暖气机坏了，想向邻居们借毛毯以及煤油暖气机。当然，他还是得到了他所需要的东西并修好了他的暖气机，但如果他所发出的邮件能有一个更好的标题的话，我想他也许能够获得更快的回复。