在商务影像输出领域中，如何去规避或解决一些实际操作中常见的问题，如何为行业特殊需求提供更具有针对性的解决方案，是佳能公司长期以来在产品的研发及功能搭载上最重视的问题，也是本系列连载诞生的目的。这次，就让我们从成本控制谈起，看看佳能的商务输出产品有哪些用于成本控制的贴心功能。

在很多企业，每月的办公成本在整体成本中占有很大的比重，而如此庞大的办公成本中，有多少是企业实际所需的呢？利用公司的办公输出设备打印或复印私人资料也许早已是各类企业中大家彼此心照不宣的“潜规则”了，但之所以成为“潜规则”主要是因为：首先，监控体系不完善，因为每月庞大的办公输出任务，实在无法挨个对每一个文件进行监控。其次，就是大家对办公输出成本的理解依旧存在误区，认为仅仅是用了一张纸，不用那么小题大做。其实不然，一张纸确实不足以为道，但积少则多，当每月上万张的纸张浪费出现时，这就是相当大的一笔办公费用支出了。那么，到底如何控制在办公输出过程中的浪费呢？

其实佳能iR系列数码复合机的很多产品中，都配备了部门ID管理功能。通过建立部门ID管理，就可以通过佳能的后台管理器对印量的上限进行设定了。不但可以对印量进行控制，对彩色及黑白输出的权限也是可以设置的。只有被赋予特定权限的ID卡才有彩色文件输出的权利。如果能配合iWAM记帐管理软件（有佳能出品的一款详细记录佳能具有MEAP功能数码复合机复印、打印、扫描、传真等作业量的软件）使用，不但可以做到办公输出的用量及权限控制，还可以将用量数据细分到每个用户，从而使用户在管理时清楚地了解每个用户的使用量。

当然，ID管理功能除了在纸张监控与输出管理上可以为企业提供节省办公成本的解决方案外，在安全输出方面也有着不凡的功效。企业中一些经常会涉及到机密文件的部门，在进行输出任务后，如果不输入正确的ID，机密文件则不会自动输出成纸质文件，而是将输出任务储存在内存中，直到用户输入正确ID后，才开始进行纸质文件的输出。这样避免了在无人看守的情况下，自动输出的机密文件被无关人员查看。最大程度保证了重要商业信息与机密文件的安全性。

佳能iR C4580i彩色数码复合机

ID卡操作示意